Souhlas se zpracováním osobních údajů
platný od 1. 2. 2024
TOKAČEKA, z.s., se sídlem Nádražní 706, 763 61 Napajedla, IČO: 6996213, zapsaný ve veřejném rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl L, vložka 23918 (dále jen „Správce“), který pořádá příměstské a pobytové tábory, pracuje s osobními údaji (dále jen „OÚ“), a tudíž ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „Nařízení“) vyžaduje souhlas se zpracováním osobních údajů.
Subjekt údajů (dále jen „Subjekt“) uděluje souhlas se zpracováním svých osobních údajů odesláním online přihlášky na webu www.tokaceka.cz či oslovením našeho spolku či našich členů prostřednictvím telefonního či e-mailového kontaktu, dále pak Subjekt potvrzuje svůj souhlas při přihlašování svěřené osoby ke konkrétní akci zaškrtnutím políčka týkajícího se zpracování osobních údajů, čímž dává souhlas se zpracováním svých osobních údajů i osobních údajů svěřených osob.
Subjekt odesláním online přihlášky na webu www.tokaceka.cz či oslovením pracovníků Správce prostřednictvím e-mailu či telefonického hovoru prohlašuje, že byl Správcem řádně poučen o zpracování a ochraně osobních údajů, že výše uvedené osobní údaje jsou přesné a pravdivé a jsou Správci poskytovány dobrovolně. Subjekt uděluje Správci souhlas se zpracováním svých osobních údajů, a to za níže uvedených podmínek:
Koho se OÚ týkají?
Osobní údaje získané v rámci přípravy a realizace volnočasové aktivity TOKAČEKA, z.s. se týká osob mladších 18, respektive 15 let, tj. subjektů spadajících do zvláštní kategorie osobních údajů. Z tohoto důvodu je nezbytnou podmínkou přihlášení a účasti na táboře souhlas zákonného zástupce dítěte, resp. mladistvého. Tento souhlas je součástí procesu přihlašování na volnočasovou aktivitu (tábory, víkendové akce, aj.).
Jaké OÚ se zpracovávají?
- jméno a příjmení
- datum narození
- rodné číslo
- zdravotní pojišťovna
- adresa (ulice, číslo popisné, město, PSČ)
- jméno a příjmení zákonného zástupce (matka, otec, osoba pečující)
- telefonický kontakt zákonného zástupce (matka, otec, osoba pečující)
- kontaktní e-mailová adresa zákonného zástupce (matka, otec, osoba pečující)
- fakturační údaje zaměstnavatele (v případě hrazení akce z fondu zaměstnavatele)
- další informace uvedené v kolonce Doplňující informace v přihlášce
- další osobní údaje uvedené na povinných dokumentech jako jsou potvrzení o bezinfekčnosti, kopie průkazu zdravotní pojišťovny, posudku o zdravotní způsobilosti dítěte a jiné nezbytné dokumenty
Jaký je účel zpracování OÚ?
Účelem zpracování jsou kontaktní údaje na účastníka, respektive jeho zákonného zástupce, údaje pro pojišťovnu za účelem vyřízení pojištění účastníka (datum narození, rodné číslo), informace o zdravotních rizicích za účelem zajištění bezpečnosti účastníka, a informace o zdravotní pojišťovně z důvodu potřeby ošetření účastníka u lékaře.
Jaký je optimální právní titul pro získávání OÚ?
Jaká je úroveň citlivosti a rizikovosti OÚ?
S ohledem na bezpečnost dětských účastníků je součástí přihlášky i informace o zdravotním stavu dítěte, například o alergiích, astmatu, epilepsii, užívaných lécích a jejich dávkování, a informace o jejich fyzickém stavu, tj. o případných úlevách v oblasti tělesné výchovy, nebo je-li dítě plavec či neplavec. Výše uvedené údaje spadají do zvláštní kategorie osobních údajů a vyžadují ze strany osob s přístupem k osobním údajům zvláště obezřetný přístup.
Kde se OÚ uchovávají?
Osobní údaje účastníků jsou uložené na serveru www.tokaceka.cz, který je umístěn na hostingu v destinaci EU, a pracovní kopie osobních údajů, sloužící ke sledování úhrady volnočasové aktivity, k přípravě podkladů pro pojišťovnu a vyúčtování volnočasové aktivity je umístěna na serverech v destinaci EU. Nástupní listy a prohlášení o bezinfekčnosti jsou uloženy v místě sídla TOKAČEKA, z.s. Účetní dokumentace je uchovávána u účetní zapsaného spolku.
Jaké je zabezpečení OÚ?
Písemné dokumenty s osobními údaji jsou uloženy v plechové uzamykatelné skříni v sídle TOKAČEKA, z.s. Osobní údaje v datovém formátu jsou zabezpečené zaheslovaným přístupem, který má k dispozici správce webu a statutární orgán sdružení – předseda.
Jaká je forma uchování OÚ?
Jaká je stanovená lhůta pro uchování OÚ?
Doba souhlasu se zpracováním a uchováním všech výše uvedených údajů se uděluje na dobu deseti let od poslední aktivity. Po uplynutí doby deseti let od poslední aktivity budou údaje smazány a skartovány.
Které osoby mají k OÚ přístup?
Komu se OÚ předávají?
Zrušení souhlasu se zpracováním osobních údajů a jejich úprava
Poučení Subjektu o ochraně údajů
Vezměte, prosím, na vědomí, že podle Nařízení máte právo:
- vzít souhlas kdykoliv zpět,
- požadovat po nás informaci, jaké vaše osobní údaje zpracováváme, žádat si kopii těchto údajů,
- vyžádat si u nás přístup k těmto údajům a tyto nechat aktualizovat nebo opravit, popřípadě požadovat omezení zpracování,
- požadovat po nás výmaz těchto osobních údajů,
- na přenositelnost údajů,
- podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů nebo se obrátit na soud.
